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毕业生人事档案在什么情况下派上用场?

  档案对本人影响很大,到需要用到却找不到时候,尤其跨地区的是非常麻烦的,再急也补不来,耽误了大事。档案还牵扯到职称认定,工作年限认定,会牵扯以后的退休福利待遇,因为档案不在这里(人才市场),很多职称证明、工作证明都无法归档,如果自己也忘记,那以后这段经历就是空白了,档案就变成了‘睡眠档案’。

  毕业生人事档案在什么情况下派上用场呢?

  人事档案看似不起眼的一叠纸,实际上的作用比我们想象的大得多。人事档案主要用处在求职、升学、晋级、出国或考研政审、职称评审、工作调动、工资调整、劳动保险,还有入党团,办理离退休手续,开具各种人事证明如户籍挂靠、婚育证明等都要以档案材料的记载为依据。

  具体谈及到工作中,档案尤其在国家机关、事业单位、国有企业等录用人员时显得特别重要,这些单位都要审阅档案,审档后才会决定当事人有无资格被录用。一些成熟的大型企业,在招聘和晋升过程中也要测评员工人事档案,一旦资料不齐全,就直接影响到了工作的录用及晋升职务。

  再如各类政审,常见的以档案为依据的政审主要包括公务员、国企事业单位招聘政审、研究生入学政审、因公出国政审。主要依据档案中的单位工作表现。每年的研究生复试前都要对学生进行政审,出具现实表现之类的证明,如果学生的材料不齐全就会影响到录取。研究生录取后需把档案调到学校去,如果缺少原单位解除劳动合同或劳动关系证明,就不能及时调走档案,从而影响入学。

  南方人才市场每年要接待大批需要“认定工龄”的人,目前计算年休假、养老金、国家级职称评定都需要工作年限证明,而这个证明恰恰是以人事档案记录为主要依据的,如果档案中没有足够的工作材料来证明实际工作经历,就不能开具客观的证明,从而使个人利益受损。

  南方人才市场每年都要协助这些求助者补充档案资料,非常复杂和麻烦。事实上,这些工作并不在人事代理机构的服务范围内。


    常见问题解答

  问:档案对个人有什么作用?
      答:人事档案主要用处在求职、升学、晋级、出国或考研政审、职称评审、工作调动、工资调整、劳动保险,还有入党团,办理离退休手续,开具各种人事证明如户籍挂靠、婚育证明等都要以档案材料的记载为依据。

  问:档案能否自己持有?
  答:按档案管理法规定,档案不能由个人管理。在档案传递中特殊情况可自带档案,但不能拆封损坏档案,并从速从快送交到指定的档案管理部门。

  问:自己持有的档案丢失后怎么办?
  答:需要进行补档,到原学校、工作单位,补齐相关证明材料。 

  问:档案长期放在人才市场里,需要做什么?
  答:需要及时进行归档,所谓的归档是指将你工作记录证明,包括劳动合同及离职证明、工作表现和获奖证书材料放入档案内。

  问:如果没有归档,会造成什么后果?
  答:会影响到自己评定职称、考研政审及日后的离退休手续办理,也会影响到自己出国留学。

  温馨提醒

  退休领养老金也要审核档案

  休领取养老金,是否需要审查档案?记者采访广州市人社局,得到了肯定答复。

  根据原劳动部要求,企事业单位职工办理退休,需要审查其档案,而针对部分网民提出的“为什么有社保记录还要查档?”一事,广州市人社局工作人员表示,“广东社保1993年开始缴纳,之前部分是属于自统缴纳,所以要核实1993年之前的工作记录必须审核档案。”

  广州市人社局工作人员说,另一方面是因为近年来有部分人员为提早退休,擅自变更年龄骗取养老金,而通过审核档案,可以清楚地看到职工的原始出生日期材料及读书、工作年限。其次,审核档案还适用于拥有“特殊工种”身份的员工,“特殊工种是可以提早退休的,有部分人谎报工种身份,我们必须审核档案,防止类似事情发生”。
  
 
 
 

【弃 档】大中专生居多

“毕业后,我的档案一直在学校保存着,很多同学都返校进行档案调动,可我迟迟不愿意回去,现在就业形势太难了,我还没找到工作,档案只能先放在学校了。”毕业于陕西工业职业技术学院的大学生王伟无奈地对记者说。

“以前老师讲过个人档案很重要,不但不能遗弃,还要保存好。可我工作不稳定,档案总不能随身携带吧,将档案放在人才交流中心,每年还收费,真是个麻烦事,我将档案一直在家搁着呢。”毕业生张某快人快语。

“人事档案对于普通人来说,不仅是自己的履

历记录,更是关乎个人‘政治前途’的大事。随着就业渠道的拓宽和不断变化,档案的重要性在日渐减弱。”毕业后自主创业开服装店的王梅英说道。
如今,毕业生中有一种比较普遍的现象,对档案不了解,也不关心;有的甚至毕业几年了,可档案还放在学校;有的干脆将档案放在家里,更有甚者早已不知将档案丢在何处,似乎认为“档案没什么用了”。

 

【现 状】勿让档案“沉睡”


“除非需要用到档案时,其他时间很少有人主动过来缴费或者询问档案的具体情况。”工作人员王娇莉告诉记者。平均每年市人才交流服务中心接收毕业生档案在四千份以上,这其中有一半以上是从人事部门转入到人才中心代理的。对档案不重视的人群中,以大中专学生居多,不少灵活就业人员对自己的档案去向也不明确,学历越高的人员其对档案的重视也越高。

“‘无人问津’的档案,有些长达十几年。”档案管理员忧虑地说,这么多人工作奋斗多年,可记录他们人生轨迹的资料和凭证都没能如期归入档案,实在让人感到可惜。

 

【误 区】学籍档案”≠“人事档案”

眼下正值高校调档、转档的高峰期,大学生毕业即将走向社会,很多人不重视档案,很可能致使这些重要的资料丢失或损坏,最终导致不必要的麻烦。在现实生活中,人事档案具有不可替代的作用。

他说按照国家政策规定,大学生毕业后暂时找不到就业单位的,档案可免费由学校保存两年,很多学生都没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。误以为学校既然保存,就不用再到人才交流机构托管了。其实,学校保存的只是你的“学籍档案”,而真正发挥作用的恰是你的“人事档案”,如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由“学籍档案”转换成“人事档案”后才能进行的。

此外,企事业单位招聘员工,国家公务员选拔、办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。可见,人事档案在社会生活中起的作用非常大。

 

个人不能保管档案


“就小小一个牛皮纸袋子,为什么不能自行保管呢?”毕业于商贸学院的王某疑惑地问。

一直以来,很多人都对人事档案的性质、地位、作用认识比较模糊,觉得保管档案没有价值,与当前利益没有太多关系,等到他们考公务员、结婚、出国了才恍然大悟想起档案的重要性了。不少毕业生的“档案意识” 相当薄弱,档案不能由本人经手,更不能自行保存,如果私自拆封,档案将失效。

国家明文规定严禁个人保管本人和他人人事档案。毕业生自己保存档案,档案的完整性、真实性得不到保障,同“丢弃”档案没什么两样,有可能会使档案变成“死档”。

在此,提醒广大学生,暂时没找到工作的学生,特别是打算自主创业的学生,应及时将自己的“学籍档案”拿到当地政府所属市、县人才服务中心办理相应的档案托管手续。各级人才交流服务中心专门管理社会人才档案,并不断收集充实个人档案内容,为以后职业生涯提供重要依据。

 

档案没托管 弊端多


      目前,档案更多的作用体现在享受相关的人事、劳动、社会保障服务等方面,许多方面都还需要档案管理部门出具相应的证明。档案如果没有托管,对以后的生活会造成什么影响呢?

影响转正和计算工龄:有很多毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作的有关手续,几年后仍是学生身份,从而影响转正定级和工龄及退休金的计算。

      影响职称评定和工作调转:档案既没提交单位,也没存入政府指定的人才服务中心,以后职称评定会因手续不全而受到影响;有些学生毕业后把档案存到人才服务机构,但没有及时办理就业手续,等几年后调动工作时,才发现需要办理参加工作后的所有手续,并要在转正定级后才能正式调动。

     影响个人户籍档案:很多人开始考虑购买房屋,在银行办理房贷手续时,要求出具贷款人的户口证明,然而很多弃档多年的人因为觉得档案不重要,毕业时没有从学校转出户口和档案,结果不能顺利办理贷款。

    影响留学人员缴社保:如今自费出国留学的人数与日俱增,许多学子海外深造归来时,却发现由于人事档案存放不当,无意间做了几年“无业人员”,给今后带来很多不便,比如,他们缴纳社会保险年限出现了断档,享受社会保险方面就会受影响。

     导致干部身份丢失:失业人员及很多全日制普通高校毕业生将档案存进街道,会导致干部身份丢失,影响职业生涯。另外,目前进入医院、学校等事业单位及户口迁入北京、上海等大中型城市都需要采用干部调动的方式实现。

 

该如何办理 这里找答案

     人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。那么,在现实生活中,牵扯到一些具体的实际情况,该怎么办理相关的手续?咸阳市人才交流服务中心专业人士就相关问题答记者问。

     问:家在农村的毕业生,在没有落实用人单位前,如何保存自己的档案?

     答:暂时没有落实就业单位的毕业生,可持报到证到当地市、县人才服务中心办理人事档案托管和户口落放手续等,也可将户口落在家庭户口簿上。咸阳市人才交流中心可为咸阳市内和县区生源的大中专毕业生、在咸工作的高校毕业生提供各类人事代理服务,也可落放市内城镇集体户口。

     问:毕业后暂不工作,准备考研档案应放哪儿?

     答:毕业生可在当地人才中心办理档案托管手续,若考研录取,凭录取通知单在人才中心办理政审材料和档案转接手续。

    问:档案托管手续如何办理?

    答:未就业的大中专毕业生和应聘到非国有制单位的学生,档案应该就近放到各级人才交流中心管理。如果你的档案没有通过单位放入人才交流服务中心,或者你目前还没有单位,以个人名义将人事档案存放在人才交流服务中心。这样,依托于档案的出国政审、转正定级、工资调整、职称评审、社会保险等才能得到有效办理。

个人办理档案须持以下材料:①高校毕业生就业报到证;②学籍档案;③填写《合同书》《社会人才登记表》;④缴费。

    问:档案托管后,还能享受哪些服务?

    答:办理档案托管后,可享受出国政审、计划生育、户口管理、接收档案与人事、组织关系,出具婚育、生育证明等各种人事证明。

    问:毕业生到外地工作,因各种原因回到生源地,在南方人才市场进行人事代理需要什么手续?

    答:需要提供以下个人材料:个人身份证;开具商调函、办理档案调入手续;填写《人事代理合同书》;缴费。

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